"Beleefdheid - dit is niet het woord." Waarom zoveel hypocrisie en hoe zich te ontdoen van het in zakelijke correspondentie
Leren En Werken Books / / December 19, 2019
Lyudmila Sarychev
Co-auteur van het boek "Nieuwe regels voor zakelijke correspondentie».
Werken letters - het is een pijn. We voerden een enquête waarin onze abonnees gemeld dat ze vervelend in zakelijke correspondentie waren. Hoeveel reacties kregen we! Mensen haatte hetzelfde: al deze woorden ASAP en FYI, weloverwogen ambtenarij en behandeling "collega's", de orde als "dringend" en lange, onsamenhangende brief. Als je kijkt naar het dieper, het blijkt dat de mensen woedend minachting.
Gebrek aan respect - dat is alles wat verwaarlozing of onoplettendheid geeft aan de gesprekspartner. Ik ben vergeten om een bestand toe te voegen - disrespect. Ik maakte een fout in de naam - dezelfde minachting. Brieven met het thema van "urgent" - weer, gebrek aan respect, en zelfs wat. Als alles correct is, en voeg dan een beetje zorg, krijg je een brief die de ontvanger zal willen beantwoorden.
Eerbied voor en in de brieven moeten leren, want in zakelijke communicatie andere traditie was er: het schrijven van clichés, met beleefde woorden en officieel. Maar deze traditie heeft niets te maken met een normale menselijke relaties. Daarom is het tijd om te veranderen.
Je hoeft niet om ze te babysitten
Wanneer we praten over respect en zorg cursussen, is er altijd wel iemand die zegt: "Eigenlijk is het hun taak om me de gegevens op te halen! Ik vertelde hen het geld voor het, en niet van plan om meer respect te betalen om portretteren voor hen! "
Dat klopt. Alles wat er in dit boek geschreven, is niet nodig. In het bedrijfsleven doet correspondentie niet zozeer de verplichte onderdelen. Een brief van de baas met het woord "look" zal werken niet slechter dan een lange verzoek om "aandacht te besteden aan het bijgevoegde document." Zakelijke correspondentie - het is in de eerste plaats een zaak en dan pas - de relatie.
Elke dag komen mensen aan het werk, die een hekel aan de instructies die niet begrijpen uit te voeren, van zijn superieuren, die verachten. De wereld werkt, en zonder respect.
Een ander ding is dat een respectvolle brief, we veel beter dan gebruikelijk te reageren. We reageren sneller, meer "ingeschakeld", vinden we oplossingen op maat, Werken met plezier, moe minder en uiteindelijk productief. Dit betekent niet dat slecht geschreven letters worden genegeerd. Nee, natuurlijk. Het is het werk. Dit is dezelfde die medewerkers motiveren om terreur of een goede houding. Goede houding werkt, maar werkt ook en terreur. Wanneer de chief schreeuwen tegen ondergeschikten, en de klant degradeert kunstenaar, en de meeste daarvan, en anderen uit te voeren opdrachten.
Meer interessante zin - "om het respect te vertegenwoordigen." Punt niet worden beschreven omdat dit geen externe manifestatie van de mens, de innerlijke toestand. Wanneer een persoon zichzelf respecteert, verwijst hij ook naar de andere - het gebeurt vanzelf. We zijn er zeker van dat als je eenmaal zijn bedrijf dit boek je geen problemen hebt
met respect voor zichzelf en anderen.
In zakelijke correspondentie hebben normen!
De bedrijven hebben normen van de zakelijke communicatie: de vorm van rapporten, opgesteld momentum en professionele taal. We beweren niet dat aan de regels te herschrijven. Integendeel, als er een standaard die je helpt om sneller te schrijven, het is uitstekend. Maar aan de regels die u nodig hebt om iets te weten.
Niet alle van de regels die binnen het bedrijf hebben aangenomen, zal werken in het buitenland. Interne Slang wont polkompanii te kopiëren en eeuwige FIY zetten - dit is het thema van grappen onder de mensen die werken met bedrijven. Ze noemen deze "office stokstaartjes." Raden waarom.
Wat is comfortabel voor één persoon is niet altijd handig om de ontvanger. Zo is er een lange correspondentie met de cliënt. De manager beslist om connect technicus. Hij drukt op de "Send to", zegt: "See. correspondentie "clicks" Verzenden '. Het is erg handig om de manager.
Een specialist zal nu moeten alle letters te lezen, om de eindeloze reeks van "Beste collega's" en te begrijpen "onder uw aandacht brengen." Manager is handig en een technicus - niet. De manager kon een fragment te bereiden uit de correspondentie of om alleen de noodzakelijke fragment te sturen met een vraag, en dan zou een specialist handig. Het zou van invloed zijn op de uitvoering van het werk? En God weet het. Waarschijnlijk niet: de technicus, omdat de verplichting om te reageren op dergelijke brieven. Vloeken en reageren.
Praat over normen is alleen nuttig als ze leiden u naar de ontvanger van een gemeenschappelijk doel. Bijvoorbeeld, als uw bedrijf heeft een chique patroon citaat uit welke klanten tranen van vreugde op de wangen - nou ja, gebruik het.
Courtesy - het is niet het woord
Topic: Gelukkig Nieuwjaar en Merry Christmas! (Tiende felicitatie vandaag !!!)
Goede dag!
Ik wil u bedanken voor de vruchtbare samenwerking in dit jaar en u feliciteren met het komende nieuwe jaar en Merry Christmas!
Ik heb een goede vakantie, dus het was leuk om terug te keren naar het werk. Gezondheid en geluk voor u en uw familie en succes in deze moeilijke zaak. (Wat heb je te beklimmen in mijn familie, huh?)
Nederig hoop voor nog meer uitstekende resultaten in het komende jaar. Ik wilde niet het belang van de resultaten van dit jaar kleineren, maar omdat het belangrijk is om altijd te streven naar meer! De enige manier om echt grote hoogten te bereiken. Wat ik wil contact met u opnemen. Hoera! (Bedankt voor de levensles van sensei!)
Het verzorgen van uw bedrijf,
kwaliteitscontrole teamleider
Vladimir Ionov (Over uw bedrijf Ik zal voor zichzelf zorgen, dank u.)
Wees beleefd - niet hetzelfde als het schrijven beleefde woorden. Integendeel: hoe meer woorden, hoe meer irritant is om een brief te krijgen, vooral als beleefdheid karton. True beleefdheid komt tot uiting in de zorg van de gesprekspartner.
Brief van de top - Gelukkig Nieuwjaar. Qua uiterlijk is het zeer beleefd partner feliciteerde, wenste hem een goede gezondheid en bedankte de familie voor hun medewerking. Maar het is vervelend, want het is verstoken van zorg en lijken te zijn doordrenkt van hypocrisie.
Zorg is niet tot uiting in woorden, maar in de belofte: schrijftoegang zo kort mogelijk en zonder meer; niet om de tijd van de lezer te verspillen; stok neutrale, rustige tinten; voeren in het algemeen andere voordelen, niet alleen opdoemen in de voorkant van zijn ogen.
Een andere grote zorg - niet een brief niet schrijven zonder te hoeven. Het bericht op het nieuwe jaar is niet nodig. Het zou beter zijn als de bron van onze tijd niet verspillen.
Er is een veel voorkomende vorm van beleefdheid en hygiëne. Je kent ze wel, dus ik ga gewoon over het belangrijkste. Het is belangrijk om in gedachten te houden dat beleefdheid is niet in woorden - het is altijd met respect.
Ik las op je website dat je wakker wordt in het menu crème soep Dyubari. Dit is heel triest nieuws, want ik ga elke dag aan u voor de lunch en bestel hem twee of drie keer per week. En nu weet ik niet eens weet wat om het te vervangen. Alles wat ik doe niet alsof het. Het zou beter worden verwijderd iets anders.
Valery N.
We zijn allemaal hier, natuurlijk erg jammer dat je zo van slag zijn als gevolg van de soep. Cream Dyubari - impopulair gerecht. Helaas heeft het beleid van onze instelling niet over een individuele aanpak - om te koken wat je net als de enige klant. Dus we brachten Dyubari crème van het menu in het voordeel van de nieuwe soepen. Sorry!
Met vriendelijke groet,
Olga, manager van het restaurant
De klant heeft niet, zoals de soep was verdwenen uit het menu van het restaurant. Ze schreef een brief, en ze zei, is er alle vormen van beleefdheid, beleefdheid maar dit is niet echt. De betekenis van deze brief - "we niet om je geven." Deze formele antwoorden.
Om beleefde brief te maken, moet je zorgen: om te praten over de redenen voor een dergelijk besluit, suggereren opties, tonen het belang aan van het advies. Het is belangrijk dat de redenen waren eerlijk, "niet in ons voordeel," - dit is de normale positie restaurant.
Ik weet dat het triest als een favoriet gerecht uit het menu verdwijnt. In plaats van room Dyubari zijn we begonnen om nieuwe te bereiden. Zie wat we nu hebben:
- soep met champignons, bloemkool en witte champignon - Het is dicht bij de room Dyubari smaak en textuur;
- Maghreb tomatensoep - het is heel anders, maar erg lekker;
- Crème van broccoli en pompoen crème - het is romig,
Dyubari als een crème, maar je moet houden van broccoli :-)
Valeria, als je probeert de nieuwe soepen, schrijf zoals jij. We zullen rekening houden bij het vormen van het menu.
Olga, manager van het restaurant.
P. S. Dank je wel dat je regelmatig naar het diner. De volgende keer dat je hier bent, rustig vertellen de ober "Ik haat" Caesar "" voor u klaar een compliment van de baas :-)
Als u nog suggesties over het bereik of menu, voel je vrij om me te schrijven - ons team is zeer belangrijk advies van de vaste gasten.
Dankzij een aparte brief
Onderwerp: de klant Call
Lesch, hello!
Gisteren uw klant van de ontoegankelijk "Saturn" aan het systeem. We hebben gemerkt voordat het werd gerepareerd en alles, heb je geen last van. Maar er kan een probleem met de timing blijven, en het kan alleen de cliënt te zien.
Noem hem, komt u te weten of alles in orde is.
Xenia R.
Onderwerp: Re: customer Call
Aangenomen! (Dit is normaal, de ontvanger van rust.)
Lesch
Onderwerp: Re: customer Call
Dank je wel! (En het is te veel afleiding.)
Xenia R.
Dank collega's - goed. Maar als je een brief in één woord te schrijven "dank u", dan geladen we collega extra werk: we moeten de brief in de lade te zien, openen, sluiten, verwijderen. in plaats van dank krijgen extra werk.
Als je echt wil mijn collega's bedanken, is het beter om het te doen in eigen persoon, met een glimlach. Als de persoon niet werkt, en dank u echt wilt, is het zinvol om een extra materiaal of een gift toe te voegen.
In het voorbeeld van boven de beste optie - om maar een laatste brief aan "dank u" te schrijven. Maar we nemen een andere situatie: we - het restaurant manager en vriend voor gratis om u te adviseren op de arbeidsmarkt vraag. Goede dankbaarheid zou kunnen zijn:
Natuurlijk, dit is niet nodig: als we zijn klaar om belangeloos te helpen, niemand verwacht in ruil daarvoor gaven. Maar, als je dit doet, een persoon zal blij zijn.
Het enige wat je moet letten - aan de lezer was het handig om de gave te gebruiken. Als je moet een koerier te vangen op een ongelegen moment - is zo-zo. Of promotiecode voor een korting bij de aankoop van 500 ₽ van 10.000 - te zwak aanwezig.
Erger dan een promotie-code op een parachutesprong, die nodig is in het belang van de vijf in de ochtend op zondag om naar de trein, en zelfs extra betalen voor parasailing.
zie ook
- 8 soorten stopwoorden, wat moet worden voorkomen →
- 12 dingen die enrage in overeenstemming →
- 14 van de regels van de communicatie in de boodschapper →