Wat is een planning fout en hoe de timing te evalueren
Produktiviteit / / December 23, 2019
Jessica Green
Marketeer en auteur van artikelen over business en marketing.
Wat is een planning fout
In de afgelopen drie jaar, schilderde ik vijf kamers thuis. Ik begin met de slaapkamer en het was de bedoeling dat het rijden met haar voor een week. Echter, de final touch maakte pas na een maand.
Denk na, verhuizen naar de tweede kamer, heb ik haar het schilderen van een maand, op voorwaarde? En hier en daar. Ik was er zeker al een keer stopte zijn hand, dan, alleen maar om het weekend, een maximum te beëindigen - naar de volgende. Maar ik heb een maand weer links. Zoals in elk van alle andere kamers. Met uitzondering van de keuken - bij haar het nog meer tijd vergde.
Elke keer, klaar om een andere kamer te schilderen, wachtte ik voor een week of twee zal alles klaar zijn. De ervaring vertelde me dat ik niet zou lukken in minder dan een maand. Echter, op te geven het vertrouwen in het feit dat een groot deel in deze tijd het zal zeker sneller gaan, het moeilijk was.
In dit aanmatigend, omdat we onderschatten de noodzaak voor ons om problemen op tijd op te lossen, heeft een naam: planning fout. Dit concept is aan het eind van de jaren '70 ingevoerd
Intuïtieve Voorspelling: Vooroordelen en Corrigerende Procedures psychologen Daniel Kahneman en Amos Tversky.Wetenschappers uitgelegd dat bij planning mensen vaak negeren hun eerdere ervaringen. In mijn geval was het feit dat de kamer schilderen elke keer moest ik een hele maand. Meestal richten we ons alleen op de taak bij de hand: het is een kleine ruimte, dus zal hebben om het te schilderen voor lang.
Daniel Kahneman vertelt in detail over dit in boek "Denk traag... Make up your mind snel." Hij stelt dat de fouten in de planning worden meestal geassocieerd met twee dingen:
- We houden geen rekening met hoeveel tijd die nodig was om soortgelijke taken uit te voeren in het verleden.
- We gaan ervan uit dat niet geconfronteerd worden met problemen, waarvan de vertragingen veroorzaken.
Wat zijn de oorzaken een verkeerde schatting van de tijd
volgensSucces in Disruptive Times Project Management Institute, slechts iets meer dan de helft van alle projecten zijn afgerond op schema.
Maar één ding - om de hoeveelheid tijd die je nodig hebt om de kamer te schilderen (het kost je maar een klein beetje van overlast) te onderschatten. Het is iets heel anders - om dezelfde fout maken bij de beoordeling van het werk van taken en projecten. Hier, kunnen de gevolgen veel ernstiger zijn.
In het beste geval zal dit leiden tot het feit dat u of uw team zal moeten werken overwerk. In het ergste geval - een gebrek aan budget, kleine winsten, bazen en klanten ontevredenheid.
Hoe het probleem juist te kunnen inschatten
Je moet de planning te stoppen, vertrouwen intuïtie alleen. Het is beter om speciale apparatuur te gebruiken.
1. Voortbouwen op eerdere ervaringen
Psychologen adviseren dat Kahneman en TverskyIntuïtieve Voorspelling: Vooroordelen en Corrigerende ProceduresVoordat het werk moet niet alleen beoordelen wat er gedaan moet worden, en nog veel meer, en om in te schatten hoeveel tijd wordt meestal besteed aan deze taken.
Bijvoorbeeld, moet u een nieuwe functie voor mobiele toepassingen te creëren - Ontdek hoe veel tijd om te besteden aan uw team heeft een soortgelijk probleem. Wilt u een blog post 4000 woorden te schrijven - get gegevens over hoeveel uren of dagen je de vorige keer nam.
Als je alleen werkt, is de gemakkelijkste manier om deze informatie te verzamelen - gebruik toepassing om tijd te volgen. Gebruik hem met verschillende soorten taken, en gebruik vervolgens de kant-en-klare rapporten.
Voor activiteiten in het team bruikbare project management software. De meesten van hen maken gebruik van verschillende methoden voor het verzamelen van gegevens, zoals de boekhouding van het daadwerkelijke gebruik en de aanleg van een Gantt chart.
2. Vraag de andere aan uw probleem vast te stellen
In 1994, het tijdschrift van de persoonlijkheid van de American Psychological Association' en Sociale Psychologie, "de resultaten gepubliceerdHet verkennen van de «Planning Fallacy»: Waarom mensen onderschatten Hun Task doorlooptijden vijf studies uitgevoerd door Roger Bühler, Dale Griffin en Michael Ross.
Zij bevestigden dat mensen vaak de fout van de planning beschreven door Kahneman en Tversky te maken. Maar ik vond iets anders: we vaak verkeerd inschatten van de kosten van zijn eigen problemen, maar het kan leuk zijn om te voorspellen hoe lang het duurt voordat iemand anders.
Wetenschappers vroegen de deelnemers om voor te stellen hoe lang het duurt om een bepaalde taak uit te voeren aan een andere persoon. Wanneer je antwoord die vaker beroep op ervaringen uit het verleden. En zelfs als het niet was, hun schattingen waren veel rationeler dan de conclusies van degenen die had om de taak uit te voeren.
Dit is omdat we meestal zeer optimistische houding aan hun capaciteiten. En nog veel meer objectieve als het gaat om iemand anders. Dus in plaats van te proberen het probleem op hun eigen te beoordelen, vraag een vriend of collega om het te doen voor je.
3. Maak een datum range, en rekening houden met de mogelijkheid van vertragingen
Donald Rumsfeld, de Amerikaanse politicusEr zijn bekende bekende - dingen die we weten dat we ze kennen. Er zijn ook wel onbekenden - dingen waarvan we weten dat ze niet weten. Maar er zijn nog onbekend, onbekend - dit zijn dingen die we niet weten dat we ze niet weten.
Op dit citaat vaak wordt aangehaald in projectmanagement. Om door Rumsfeld genoemde onbekende onbekenden managers gebruikt de zogenaamde kegel van onzekerheid. Het is ontworpen om de afbeelding een reeks van tijd, die taak kan nodig zijn.
Wanneer u werken aan het project, je een beetje meer over je weet. Daarom is de werkelijke tijd die nodig is om het te voltooien, kan sterk variëren met de prognose. Denkt u dat het werk twee dagen zal duren, en kunnen daadwerkelijk nodig acht. Of gewoon een paar uur.
Maar in de loop van dit proces bereik wordt verminderd. Maar om precies te zeggen hoeveel tijd je nodig hebt, bent u in staat zal zijn pas op het einde - wanneer project afgerond.
En toch, de kegel van onzekerheid stelt ons in staat om een meer nauwkeurige schatting te geven. Als je weinig weet over de aankomende project, verdeel de geschatte tijd werk voor vier tot de ondergrens van het assortiment te vinden, en vermenigvuldigen met hetzelfde bedrag om de bovengrens te bepalen. Dat zal hebben, bijvoorbeeld van 1 tot 16 dagen.
Als een dergelijk groot aantal niet bij je past, gebruik dan de rekening alleen de bovengrens - dan vermoedelijk het werk zal 16 dagen duren. Dit is niet het exacte aantal, maar het meest waarschijnlijk, het is dichter bij de werkelijkheid dan je eerste schatting.
4. Rate opdracht drie punten
Deze methode objectiever. Voor elke taak, moet je om te evalueren:
- het beste scenario;
- worst-case scenario;
- het meest waarschijnlijke scenario.
Het eerste getal is waarschijnlijk samenvallen met uw eerste schatting. Evaluatie van het meest waarschijnlijke scenario kan worden gebaseerd op empirische gegevens die je hebt. Maar in de beoordeling van de ergste moet worden nagegaan hoe lang het zou duren als het mis gaat.
Na drie nummers, het berekenen van een gemiddelde waarde. Bijvoorbeeld, als het beste scenario - voor drie dagen, de waarschijnlijke - vijf dagen, en het ergste - negen, voeg 3 + 5 + 9 = 17. Dan dat getal door drie. Het blijkt een gemiddelde van 5,67 dagen - dit is uw voorspelling voor de gewenste tijd.
5. Bereken de foutcoëfficiënt
Steve Pavlina auteur books "Het verloop van de persoonlijke ontwikkeling voor slimme mensen" beveelt telsnelheid hoeveel u vergist in de planning zijn. In de toekomst zal dit aantal worden gebruikt voor al uw taken.
Beoordeel de tijd voor een aantal gevallenDie je nodig hebt om te presteren in de nabije toekomst. Neem uw veronderstellingen. Na het afronden van de werkzaamheden, nota hoeveel u doorgebracht in totaal.
Tel alle geplande tijd samen. Doe hetzelfde met de werkelijke. Nu zijn alle actuele tijd wordt verdeeld in een eerste evaluatie - je krijgt de juiste balans.
Zo heb je berekend dat uit te voeren meerdere taken vereisen 12 uur. Maar uiteindelijk brachten we 15. foutenverhouding: 15/12 = 1,25. Dit betekent dat de taak heeft u 25% meer tijd dan je gepland.
Nu altijd vermenigvuldigen van de eerste beoordeling op de resulterende foutenpercentage - en ze zullen nauwkeuriger.
6. Evalueer in de meest onproductieve tijd van de dag
Amerikaanse analist en auteur van het bedrijf literatuur Daniel Pink in zijn boek "Taymhaking. Zoals de wetenschap helpt ons om alles te doen op tijd, "wierp hij in onderzoek op onze chronotype - interne klok.
Hij onderzocht hoe ze invloed hebben op ons welzijn gedurende de dag. En ik vond dat chronotype niet alleen controle onze fysieke en mentale activiteit, en meer en bepalen welke tijd van de dag zijn we het meest creatieve wanneer en hebben de neiging om de positieve en negatieve gedachten.
Pink verwijst naar een studieDag- en Seizoensgebonden Mood Vary met het werk, Slaap en daglengte in diverse culturen Scott Golder en Michael Macy, die de stemming van de mensen op Twitter berichten geanalyseerd. Zij vonden dat de gebruiker meestal posities malopozitivny juist in periodes van productiviteit recessie.
Voor de meeste mensen, deze daling komt in het midden van de dag, direct na de lunch. Volgens Golder en Macy's onwaarschijnlijk dat op dit moment zul je een goed humeur te hebben. Dat dit kan u helpen voorkomen dat te veel vertrouwen en optimisme, en uiteindelijk - om effectiever te plannen.
Zo is de essentie van de laatste methode - om het probleem te beoordelen, terwijl op de productiviteit daling. Het is ongeveer zes uur na het ontwaken. Maar je kunt gewoon wachten totdat er genoeg gevoel voor verspreiding en vermoeidheid.
De uitkomst van de controle die je dichter bij de werkelijkheid zijn, het plannen van hun tijd op deze manier.
Erg begripvol van de planning fouten zal u helpen het probleem goed te kunnen beoordelen. Misschien heb je niet krijgen om hun neiging om hun eigen vaardigheden overschatten controleren. Maar als je bewust van het effect van overmatig optimisme zijn, en proberen om dit effect te verminderen, zal het veel beter geworden het beheren van uw tijd.
Layfhaker kan een commissie ontvangen van de aankoop van goederen die in de publicatie.
zie ook🧐
- Hoe kunt u uw dag te organiseren: de methoden van de productiviteit genieën
- Hoe het niet om de plannen en meet deadlines te verstoren
- Eenvoudige planning systeem voor degenen die moe zijn van time management, doelen en to-do lijsten
- Waarom wordt de tijd functioneert niet