Vergaderingen plannen om ze effectief te maken
Gemengde Berichten / / September 07, 2021
Verspil je tijd niet.
Je houdt misschien niet van vergaderingen, maar je moet ze toch houden. Dit is een essentieel onderdeel van de workflow in elk bedrijf. Een manier om afspraken nuttiger en sneller te maken, is door ze zorgvuldig in te plannen. Het boek van Olga Demyanova, doctor in de economie, “Snel en effectief vergaderen. Van voorbereiding tot het behalen van het gewenste resultaat."
Met toestemming van de uitgeverij "Alpina Pro" publiceert Lifehacker een fragment uit het tweede hoofdstuk.
Vergaderen op zich is geen probleem. Ze zijn zelfs noodzakelijk en een managementattribuut van macht. U moet zich ontdoen van langdurige nutteloze en ineffectieve bijeenkomsten.
De meest voorkomende soorten vergaderingen:
- wekelijks;
- strategisch;
- arbeiders;
- rapportage;
- vergaderingen plannen;
- brainstormen;
- zakelijke gesprekken en vergaderingen;
- briefing.
Al deze typen kunnen worden gegroepeerd in vier hoofdgroepen:
- op duur: snel (tot 30 minuten) en langdurig (meer dan 1 uur);
- door het aantal deelnemers: tot 10 personen of meer;
- per doel: werkend, politiek en informatief;
- op tijd: gepland en ongepland.
Vereiste attributen voor vergaderplanning
Wat te plannen voor:
- doelen;
- agenda;
- lijst van genodigden;
- schema;
- informatiemateriaal;
- verantwoordelijk voor het bijhouden van het protocol;
- voorschriften optredens.
Eerst en vooral moet de leider rekening houden met de doelstellingen van de vergadering. Dit is het startpunt voor de agenda en de deelnemerslijst, tijdstip en reglement.
De belangrijkste doelstellingen van de bijeenkomsten:
1. Nieuwe informatie - voor de informatiebijeenkomst:
- belangrijk nieuws en beleidswijzigingen;
- bespreking van plannen en strategieën;
- prognoses op korte termijn;
- presentatie van nieuwe producten en benaderingen;
- bespreking van de begroting;
- personeelszaken.
2. Gebeurtenissen bewaken en operationele beslissingen nemen - voor reguliere vergaderingen:
- belangrijkste risico's en moeilijkheden;
- parameters voor het beoordelen van de voortgang;
- beoordeling van de belangrijkste processen en noodzakelijke wijzigingen;
- bespreking van wat er gebeurt: wat gaat goed, wat moet worden verbeterd;
- belangrijkste lessen en resultaten van acties;
- coördinatie van inspanningen;
- communicatie.
3. Motivatie - creatieve ontmoetingen, nieuwe benaderingen ontwikkelen en teambuilding:
- motivatie voor actie;
- collectieve besluitvorming;
- het eren van individueel en collectief succes.
Het doel is dus van invloed op het type vergadering en het model voor de organisatie ervan. Briefingsessies verschillen bijvoorbeeld in het aantal deelnemers en de tijdsduur. Reguliere zijn van planmatige aard, ze zijn sneller in tijd en met een beperkt aantal deelnemers. Creatieve meetings vragen een speciale voorbereiding: het organiseren van meubilair (meestal aparte tafels), thee, koffie en informele sfeer; vereisen geen naleving van de dresscode.
Eisenhower-matrix voor het rangschikken van vergadervragen
Er moet aan worden herinnerd dat een vergadering een platform is waar belangrijke beslissingen worden genomen en problemen worden overwonnen. De Eisenhower Matrix is het veld waar alle problemen en vragen worden verzameld. Ze zijn gerangschikt op belangrijkheid en urgentie.
Dringend | Haast je niet | |
Belangrijk | EEN | B |
Ongeacht | C | NS |
Vierkant A: belangrijke en dringende zaken
Het vierkant van belangrijke en urgente zaken moet leeg of klein zijn. Dit geeft aan dat u zich aan de vervaldatum houdt. Als er veel van dergelijke gevallen zijn, is dit een teken van desorganisatie. Voorbeelden van gevallen die gekwadrateerd kunnen worden:
- zaken die rechtstreeks verband houden met uw functionele taken en die van invloed zijn op uw efficiëntie;
- gevallen waarvan het falen problemen kan veroorzaken;
- zaken met betrekking tot gezondheid en psychologisch klimaat in het team;
- zaken die van invloed zijn op de veiligheid van het team;
- zaken waarvan de resultaten moeten worden afgestemd of voorgelegd aan uw management.
Vierkant B: belangrijke maar niet urgente zaken
Wanneer opdrachten of zaken geen spoedeisend belang hebben en er geen bijzonderheden zijn wanneer deze moeten worden uitgevoerd, benoemt de executeur zelf timing. Dit vierkant omvat alle dingen die betrekking hebben op uw functionaliteit in de onderneming, de dingen die u doet bij op regelmatige basis, en de uitvoering ervan is in de regel gebonden aan het algemene schema in de onderneming (bijvoorbeeld de voorbereiding van de definitieve melden). Onderzoeksopdrachten die enige tijd vergen kunnen aan dergelijke gevallen worden toegeschreven, maar de hoogte van de arbeidskosten is onduidelijk tot het moment van voltooiing. De taken van het eerste en tweede plein moeten voortdurend worden gecontroleerd en daarom is het raadzaam om ze op te nemen in de agenda van de vergaderingen.
Vierkant C: dringende maar onbelangrijke zaken
Dit zijn afleidingen. Vaak interfereren ze gewoon met het focussen op belangrijke taken en verminderen ze de efficiëntie. Onthoud altijd uw doelen en leer onderscheid te maken tussen het belangrijke en het secundaire.
Het is de moeite waard om dit plein te betreden:
- opgelegd door iemand van de kant van de vergadering of onderhandeling;
- bespreking van problemen die door ondergeschikten kunnen worden opgelost;
- bespreking van niet-zakelijke kwesties;
- bespreking van abstracte onderwerpen.
Vierkant D: niet-dringende en onbelangrijke zaken
Cases in deze categorie promoten je niet in projecten, maar leiden je af van het werken eraan.
- breng helemaal geen voordeel;
- het is nuttig om er helemaal niet mee om te gaan;
- Tijd eters.
Voor elk doel, de leider zet volgende vragen:
- Wie heeft de informatie en kennis met betrekking tot het onderwerp in kwestie?
- Wiens belangen raakt deze kwestie?
- Van wie hangt de beslissing af?
- Wie moet de te bespreken informatie kennen?
- Wie voert de genomen besluiten uit?
U kunt de 99/50/1-methodologie gebruiken bij het plannen van projectvergaderingen.
De leider organiseert bijeenkomsten op drie belangrijke punten in het project:
- bij de start - om alle deelnemers onder te dompelen in het tempo van het project en voor teambuilding van de groep;
- in een tussenfase - om de resultaten van het verrichte werk en eventuele verdere aanpassingen te bespreken; vereist;
- bij de finish, wanneer 1% van het totale volume nog moet worden gerealiseerd - voor voorlopige opsomming.
Deze timing zal u helpen uw tijd tijdens vergaderingen beter te gebruiken.
Agenda
Agenda is een plan van taken die tijdens de vergadering moeten worden opgelost. Het is noodzakelijk om de tijd voor elke toespraak duidelijk te definiëren, een aparte tijd toe te wijzen voor discussie en feedback van alle deelnemers.
Bij het plannen van de timing van uw vergadering is het belangrijk om rekening te houden met het volgende:
- het belang van het agendapunt;
- de tijdslimiet voor elke uitvoering;
- pauzes indien nodig;
- 20% van de tijd voor aanvullende belangrijke informatie.
De agenda wordt naar alle deelnemers aan de vergadering gestuurd.
Agenda met vastlegging van tijd en bijzonderheden van toespraken
Agenda:
- Resultaten van werkzaamheden aan het sluiten van contracten. Ivanov I. (15 minuten).
- Problemen bij het transport van goederen. Petrov I. (15 minuten).
- Resultaten en plannen van projectwerk. Sidorov T. (20 minuten).
Aanvang 11:00 uur.
Einde om 12:15.
Je moet jezelf trainen om snel en effectief te vergaderen!
Uw tijd richtlijnen:
Belangrijk en dringend | 12 minuten |
Belangrijk en niet-dringend |
24-36 minuten Dringend en belangrijk: 12 minuten - hier werkt het Pareto-principe: 20% van de tijd zorgt voor 80% van het resultaat, bij een gemiddelde vergadering van een uur (60 minuten) is de meest productieve tijd 12 minuten (20% van 60 minuten). Belangrijk en niet-dringend: meestal gepland. De effectieve tijd voor dergelijke vergaderingen is 24-36 minuten. Hier werkt de 60/40-methode, waarbij bij het maken van een dagplanning 40% van de tijd vrij moet worden gelaten, 60% toewijzen voor gepland werk, inclusief 20% - voor "onvoorspelbaar" en 20% - voor degenen die spontaan ontstaan of worden begeleidend. Met een gemiddelde vergadertijd van één uur (60 minuten) is de tijd voor geplande belangrijke maar niet-urgente zaken 24-36 minuten (40-60% van 60 minuten). |
Onbelangrijk en dringend | Delegatie en controle via telefoon en andere communicatiemiddelen, niet meer dan drie minuten voor controle. |
Onbelangrijk en niet urgent | Delegatie en controle door de directie, niet meer dan één minuut per delegatie. |
Lijst met genodigden
Het optimale aantal deelnemers aan snelle vergaderingen is 5-7 personen. 8 tot 12 personen zijn acceptabel als de leider van de vergadering facilitatorvaardigheden heeft.
Voor het genereren van ideeën, het stellen van doelen en het vliegen is de ideale samenstelling niet meer dan 15 personen.
Er is een onuitgesproken regel bij Google - het maximale aantal deelnemers is niet meer dan 10.
Amazon heeft een regel van twee pizza's: er moeten zoveel mensen in een vergadering zijn als je twee pizza's kunt voeren.
Er is een regel 8-18-1800:
- niet meer dan 8 personen - oplossen van werkproblemen;
- niet meer dan 18 - brainstormen, collectieve probleemoplossing;
- tot 1800 personen - informatie en de mogelijkheid om te communiceren.
Een onderzoek van Bain and Company zegt dat het toevoegen van meer dan zeven van elke deelnemer in besluitvormingsgroepen ongeveer 10% minder efficiëntie oplevert.
De direct verantwoordelijke personen zijn verplicht aan de vergaderingen deel te nemen.
Apple vermeldt de naam van de verantwoordelijke naast elk vergaderitem. Zo heeft elke medewerker een duidelijk verantwoordelijkheidsgebied binnen het kader van de toegewezen opdracht.
Als je vaak meetings organiseert, komt dit boek zeker van pas: Olga Demyanova stelt voor om te studeren 16 technieken en vier tools om de effectiviteit van iedereen die bij deze vergaderingen betrokken is te helpen verbeteren.
Om een boek te kopen
Lees ook🧐
- Hoe u vergaderingen productiever kunt maken
- 3 tips om vergaderingen altijd op tijd te beëindigen
- Life hack: hoe voorkom je nutteloze meetings met Zoom
IPhone-verkoop begon op AliExpress: 11 modellen met kortingen tot 22 duizend roebel