Als uw e-mail wordt overbelast, misschien wel het probleem is niet de technologie
Tips Produktiviteit / / December 19, 2019
Er zijn een groot aantal artikelen over het onderwerp van de verbetering van de verschillende e-mailsystemen. Maar goed, het maakt niet uit wat we doen, van tijd tot tijd, we beginnen te denken dat onze c-mail dat niet juist is, dat het iets is niet genoeg om productief te zijn - en we weer verdiepen in de instellingen. Echter, Joshua Lyman (Joshua Lyman), Web developer, zegt dat het niet e-mail niet goed werkt, en onszelf.
Joshua stelt voor om toe te passen in hun werk met e-mail in alle drie de regels. Zij zullen u helpen gelijke tred te houden twee keer zo veel, en het werken met e-mail zal niet leiden tot negatieve emoties.
Meldingen uitschakelen
Wanneer het bureaublad verschijnen voortdurend merken dat je een nieuw bericht hebt, is het moeilijk uit andere e-mailclient te houden. Waarom configure een desktop e-mailclient om te controleren of e-mail om de 5 minuten? Situaties waar je onmiddellijk moet reageren op de brief, zijn zeer zeldzaam, en meestal mensen pre-call om te zeggen dat de brief is verstuurd. Alle andere berichten geen onmiddellijke reactie vereisen en kan een tijdje wachten. Als algemene regel geldt, als er iets dringends, normale mensen bellen, maar een brief en wachten op een reactie niet schrijven.
Hetzelfde geldt en voortdurend open tabbladen met de post. Ik wed dat je gewoon terug te controleren of er geen enkele reden om de 10 minuten. En als je moet monotoon werk of de voorbereiding van het volgende verslag, het interval wordt teruggebracht tot 3-5 minuten (nou ja, niet wassen van de kristallen kroonluchter).
Maak een mondelinge overeenkomst met collega's
Het maakt niet uit hoe je het werk van zijn e-mail te organiseren, de belangrijkste in deze groep nog steeds de menselijke factor. E-mails regelmatig ply tussen adressen. Maar het reageren op deze berichten mensen, en elk heeft zijn eigen definitie van urgentie. Iemand geschikt acht termijn voor beantwoording van de brief in 1-2 uur. En wie is hij 8 tot 24 uur. Ie uw brief geen antwoord, niet omdat het mailsysteem is gebroken, maar omdat iemand gelooft dat het geldig is om het antwoord geven op de volgende dag.
En als met persoonlijke berichten, alles is veel gemakkelijker, moet u deze momenten te bespreken met collega's. Als je weet dat een collega standaard tijd om te reageren op de brief - 2 uur, en de respons die nodig is in een uur, is het beter om geen tijd en zenuwen en call verspillen. Of, rekening houdend met al deze functies, stuur e-mails met vragen die niet dringend antwoord op voorhand vereisen.
Productiviteit vs. versnelling
David Levi (David Levy), een professor aan de Universiteit van Washington, is van mening dat er in onze samenleving worden vaak verward met de versnelling van de productiviteit. Alles is snel gedaan, maar niet altijd beter. Liever dan gaan zitten en denk goed, en stuur vervolgens een korte maar informatieve brief, we gooien elkaar korte berichten die voortdurend afleiden ons en het niet helemaal de juiste dragen informatie.
Het blijkt dat het bedrag dat u meer tijd besteden aan het lezen van de korte, maar betekenisloze letters dan één grondige.
Constante verbetering van de e-mailsystemen - dat is geweldig, maar vergeet niet dat e-mail controleren en niet reageren op de brief van het systeem, en mensen. Dus je moet leren om de technologie te gebruiken op een zodanige wijze om effectiever productiever te communiceren met andere mensen en werk.