Efficiëntie in het Japans! Wat is Kanban en welke principes van deze methode kunnen nuttig voor u zijn?

Wat het is

Vertaald uit het Japans betekent de term "billboard, teken". En dit vat perfect de essentie ervan. Met dit bedrijfsbeheersysteem kunt u de workflow visualiseren en opsplitsen in verschillende fasen. Als je alles goed doet, kun je net op tijd het gewenste resultaat behalen - zonder deadlines te verbranden en opgebrande medewerkers.

Hoe Kanban is ontstaan

Het kanban-concept is ontwikkeld en voor het eerst toegepast door de Japanse autogigant Toyota. In 1959 begon de firmaGeschiedenis van Kanban / Kanban-tool om dit systeem te testen en al in 1962 droeg het al zijn productie naar het over. Het begon allemaal bij toeval: de ingenieurs van de Toyota-fabriek in Amerika begonnen het hele land door te reizen en waren enorm onder de indruk van het management van lokale supermarkten. De goederenvoorraden werden aangevuld zodra de schappen leeg waren en waren niet afhankelijk van voorraden. Deze werkorganisatie inspireerde managers om het werk van de onderneming in het algemeen en het magazijn in het bijzonder te herzien. Er werd gebruik gemaakt van signaalkaarten en medewerkers konden het productieproces zelfstandig aansturen.

Hoe het systeem er in de praktijk uitziet

Laten we zeggen dat Toyota een jaarlijks verkoopplan berekent, dit opdeelt in maanden en de gemiddelde dagelijkse autoproductie berekent. Verkoopmanagers onderhandelen over de verkoop met dealers. Op dit moment weet het magazijn al hoeveel afgewerkte machines er moeten worden geproduceerd en maakt het kaarten voor elke werkplaats. Ze geven aan hoeveel reserveonderdelen er gemaakt moeten worden, hun aantal, de verantwoordelijke afdeling en de verdere keten. Zodra ze klaar zijn, worden sommige kaarten verwijderd en andere uitgegeven met een indicatie van nieuwe onderdelen.

Dankzij deze "kaarttransporteur" vindt een gefaseerde montage van de auto plaats. Tegelijkertijd is overal nauwkeurigheid gegarandeerd: zowel in het aantal benodigde onderdelen, als in het productievolume en in de verkoop. Alles wordt gedaan wanneer dat nodig is, en het magazijn werkt niet aan de vorming van overtollige voorraden. Bovendien stelt deze filosofie u in staat om gebreken in elke fase van het werk te vinden. Immers, als je een grote taak in meerdere kleine opdeelt, wordt het gemakkelijker om het proces te beheersen en tekortkomingen in elke fase te identificeren.

Basis Kanban-principes

De Kanban-methode wordt als handig beschouwd omdat deze slechts enkele principes bevat.

visualisatie

Eerst moet u een whiteboard maken - virtueel of echt - en dit aan de taak wijden. Het proces is onderverdeeld in fasen, die één voor één in de vorm van kaarten worden geplaatst. Het eenvoudigste kanbanschema kan uit drie stappen bestaan: wat moet er gebeuren, wat is er aan de gang en wat is er al gedaan. Maar het aantal fasen kan willekeurig zijn - zoveel als nodig is voor de productie.

Evenwicht

Veel mensen kennen het gevoel wanneer dingen op elkaar worden gestapeld en in een enorme sneeuwbal veranderen. Om dit te voorkomen, moet u duidelijk bepalen hoeveel taken u, uw medewerker of afdeling in de beschikbare tijd met hoge kwaliteit kan oplossen. Het plan voor de week, maand, kwartaal moet realistisch zijn.

Actie

Kanban leert dat je niet constant hoeft te plannen. Het is belangrijk om dingen voor elkaar te krijgen. Daarom ligt de prioriteit bij onvervulde taken. Om het geaccumuleerde snel op te lossen, kunt u andere werknemers verbinden of het gebruik van middelen herzien.

Volgorde

Om kanban te laten werken, moet je het een dag of twee volgen. Controleer de kaarten op het bord en spring niet van de ene taak naar de andere. Het is belangrijk om het principe van "bijzonder tot algemeen" in acht te nemen en kalm te blijven.

Perfectie

Kanban stelt u in staat te begrijpen hoeveel taken zich in het proces bevinden en in welk stadium ze zijn vastgelopen. Hierdoor kunnen wij gebreken in het werk tijdig opsporen en verhelpen.

Voor welke gebieden is Kanban geschikt?

De methode werd niet alleen in de auto-industrie toegepast. Kanban is zo veelzijdig dat het op bijna elk gebied eenvoudig kan worden geïmplementeerd. Tegenwoordig is het een van de meest populaire manieren om werk in de IT te organiseren. Het wordt ook met succes gebruikt in de bouw, HR, retail, inkoop en zelfs het bankwezen.

Bovendien kan kanban zelfs worden gebruikt om onderscheid te maken tussen persoonlijke en werktaken. En zelfs voor gezinsbudgettering en vakantieplanning.

Hoe het in het werk te implementeren?

Alles is uiterst eenvoudig: je hebt een bord en kaarten nodig. U kunt op de ouderwetse manier gebruik maken van het grote whiteboard, dat zeker in elk kantoor zal staan. Medewerkers kunnen er taakstickers op plakken en het proces volgen.

U kunt zich wenden tot virtuele instrumenten. Trello is bijvoorbeeld een intuïtieve en handige service (en ook gratis). Het is niet alleen beschikbaar op een computer, maar ook als een mobiele applicatie, waardoor je altijd op de hoogte bent. Er is nog een ander programma, Kaiten, met een gratis proefperiode van 14 dagen. Het houdt rekening met een van de belangrijkste principes van kanban: consistentie. Elke medewerker kan een beperkt aantal taken krijgen: hij kan geen nieuwe op het bord hangen totdat hij de oude heeft voltooid.